PM每天都要在各部門間協調需求、解決問題，但在這過程中可能會遇到各種阻礙，導致沒辦法順利進行工作。而造成這問題的其中一個主因就是「溝通不順利」。
因此這篇文章會分成兩個大主題：
Part 1. 與團隊如何過通
Part 2. 新PM如何快速掌握團隊合作模式
希望這些分享能幫助大家在與團隊溝通上更順利，讓專案能往理想的地方推進！
Table of Contents
Part1. 如何與團隊溝通
🔧與工程師(RD)的溝通…
- 不只是提需求，更要提供目的＆原因
一個好的團隊應該是大家都知道目標在哪裡、自己做的事情能如何幫助目標。因此RD除了寫程式之外，應該也要讓他們知道每個需求是為了什麼目的、以及為什麼這樣決定。
讓RD理解需求目的有幾個好處：
a. RD可以從技術面來思考，要達成目的是否還有更適合或更簡單的方案
b. 讓RD有參與感能提升團隊凝聚力，他們不只是達成PM的需求而已，而是打造自己的產品，因此更願意去思考怎樣做能幫助產品達成目標。 - 需求一次到位，不要反反覆覆
「做白工」應該是每個人都不喜歡碰到的經驗吧？若PM在跟RD提需求的時候沒有先想清楚，導致RD花了好幾天寫程式後，PM又說「需求要改」，那絕對會讓對方非常不爽，等於是前面花的時間都浪費了！
如果真的要改需求，那也應該要完整的溝通「為什麼要改？這樣做有什麼顯著的優點？」或是和RD討論在現有的架構下可以如何調整，來達成需求修改的目標。
🎨與設計師(UI)的溝通…
- 需求目的與原因要溝通清楚，UI的設計才能真正解決問題
UI是實際去設計使用者第一手接觸到的產品的人，因此會需要知道現在這個設計要解決的問題是什麼？
因此PM要把需求目標、預期成果、使用者可能會碰到的所有情境等文件寫得比較詳細，讓UI知道「現在要解決的問題是什麼？」「目標要達到什麼？」，才能讓UI在設計的時候不會偏離原本要解決的問題。 - 事前分工好PM和UI各自要做到什麼程度
有些PM負責的範圍比較廣，包括wireframe要自己想自己畫，設計師單純是出圖。另外一些團隊的UI則會負責更多的產品規劃，例如按鈕位置、功能擺放等都是給UI想。
每個團隊有不同的分工模式，事前先溝通好看PM和UI各自要做到什麼程度，這樣PM在交付文件的時候才不會讓UI覺得少放了什麼、或者是發生重工的問題。
👩💻與主管、老闆的溝通…
- 讓自己與老闆排的優先級一致
你聽過工作中的「隕石」嗎？
老闆的一聲口令、會議上提的想法，就像是隕石一樣砸落在你忙碌的日常工作中。當很多隕石砸下來的時候，你會發現永遠要追著老闆的需求跑。於是很多人的時間就拿來處理這些隕石，反而沒時間做原本規劃好的事情…
這時停下來想想，為什麼老闆會突然提這些需求呢？
這時如果好好思考隕石背後的目的，或許就會發現原來老闆的優先級是A，那有沒有什麼解方是既可以滿足老闆的優先級、也可以達成原本團隊設立的目標呢？另種情況是當你發覺原來老闆的目標其實和團隊是一樣的，只是他提了其他解決方案，那就可以再找數據或質化研究來判斷要採用哪邊的方案？為什麼採用團隊的解方會比較好？
當你把團隊目標與老闆目標趨於一致，那被隕石砸到的機會也就會更小，不會需要再被需求追著跑，可以取回團隊原本開發不掉的主控權。 - 先講結論，再說明論點與證據
老闆、主管通常是公司裡最忙碌的人，每天都有大大小小的事情要他們處理。因此向老闆報告的時候「掌握重點、簡明扼要」就是最基本的事情。「先講結論」讓你可以在最短的時間有效率地傳遞給對方，後續再講為什麼要這樣做來提出論證。
如果你像說故事一樣，從背景、原因、轉折、最後才講決定，那大部分的人應該沒有耐性、也沒有時間聽你說這麼一大串的故事。 - 每個what都必定伴隨著why
如果都只跟老闆講功能，他的腦袋中一定會浮現十萬個為什麼。為什麼這樣做決定？為什麼要這樣解決？很多時候我們想解決的問題其實還有好多更好的做法，因此老闆在意的是「為什麼要這樣做？目的是？」來確保你即將要執行的行動，和目的是一致的。
所以在跟老闆報告你規劃的需求時，一定要想好為什麼自己這樣做，不然開會時可能就會被問到釘在牆上了吧！
📚延伸書籍推薦：
1. 《金字塔原理》：許多顧問公司都在實行的金字塔原理，是部很經典的書籍，書中從思考的邏輯、解決問題的邏輯、簡報的邏輯…會非常詳細的告訴你如何把事情拆解，並像金字塔一樣由上而下思考。
2. 《麥肯錫新人邏輯思考5堂課：只要一小時，就可學會一生受用的邏輯思考法則》：如果把《金字塔原理》看成原文書，那這本書就是講義了吧！由於《金字塔原理》比較多在講基礎理論的內容，如果想要更平易近人的理解金字塔原理及應用方式，那也可以直接看這本「麥肯錫新人邏輯思考」就能收穫滿滿了！
Part2. 新PM如何快速掌握合作模式、融入團隊
當你剛成為菜鳥新PM、或是剛進入新團隊時，很容易因為搞不清楚狀況而溝通不順利、甚至踩到地雷。如果你也遇過類似問題，趕緊接著看要怎麼快速掌握團隊合作模式、並融入團隊吧！
【人】先觀察不同人的個性與合作方式
總要先知道對方的習慣與個性（和地雷），畢竟以前環境大家所習慣的溝通方式，在另一個地方或許並不適合。「世上所有的煩惱都來自於人際關係」，先把人處理好了，創造彼此都舒適的溝通與合作方式，才能讓事情順利推進。
觀察的方式可以是：詢問原本就在團隊裡的同事、和主管1 on 1 的時候先問看是否在合作上有需要注意的點、或是同事平常在講話的時候就（偷）聽他們的在乎的點是什麼。這樣當自己在與對方溝通的時候，就能知道講話需要特別注意的地方。
【事】詢問大家習慣的合作模式
剛加入新團隊時，彼此可能都還沒找到適合的溝通模式。這時候可以多問問幾個同事，例如「遇到這件事的時候，之前都是怎麼處理的呢？」「這種情況下，之前通常都是PM做還是行銷做呢？」「大家會習慣PM提供怎樣的東西讓工作更順利嗎？」
透過詢問前人的做事方式通常可以迅速的獲得與團隊合作的默契。這些資訊就像小抄一樣，讓你不用從白紙開始自己慢慢摸索作答。
也可以和對方約個1 on 1 的小討論，不僅能更快理解工作內容、也可以最直接的協調與團隊成員間的溝通、並培養默契。
【時】確認工作交付的時間點
讓專案順利推進是PM的重要職責，PM也需要先提需求、再請各部門（如UI、MKT、RD）去實作完成。也因為事情很多，有時候工作會卡在PM身上，或是PM有時會發現提需求、交付的規格文件有時候太晚，導致其他部門要在壓縮的時間內去完成。
因此「確認交付時間」在專案管理上就是個重要的動作，能確保PM要交付的東西在何時以前提出，才能讓其他人有充分的時間可以完成他們的工作。
【物】看前人的文件都放了什麼內容
規格、文件撰寫是PM的基本功，多看看之前的PM或是團隊其他人在文件交付上都做到什麼程度、要放哪些必要內容，能讓PM在交付文件的時候不會漏東漏西。
當然，若你發現團隊的溝通並不順暢與有效率的時候，也要懂的去改善優化這些流程。一個好的PM應該是可以讓團隊合作上越來越有效率，而不是只是墨守原本的制度去執行而已。
✏️與溝通相關的文章分享：
1. 《產品經理必備— 溝通能力｜三步驟快速改善溝通方式》
如果你發現自己與別人溝通總是會花很多的時間、或是來回講同件事情很多次，那這篇文或許可以幫助到你！
這篇文章分享「錯誤的溝通方式」以及「溝通前的準備」，讓你不論是和同事或是老闆溝通報告的時候，可以讓對方更知道你想傳達的事情、以及要如何說話才具體明確。
2. 《如何提出「好問題」？改掉7個壞毛病、練好3大基本功！》
這篇文整理了《超級提問力》這本書的要點，適合常會詢問別人問題的人、或者是工作本身需要一直問別人問題（例如用戶訪談、問卷）。透過問出「好問題」讓你得到最適切的答案、甚至能幫助你達成目標！
結語
如何溝通順利 絕對是PM必須要具備的技能之一，希望這篇分享可以讓大家更知道怎樣與團隊溝通，讓PM發揮最大的效益！
如果你有獨特的溝通技巧、或是遇到溝通與團隊合作上的問題，歡迎留言和大家一起討論！
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