如何開場有效率的會議？只要釐清這3件事！

如果你擔任團隊領導者，除了培養領導特質外，還可以透過幾個實用的技巧來提升領導能力。
第一個是學會麻煩別人（文章傳送門👉想提昇工作效率與團隊向心力，就要學會麻煩別人）
第二個則是這篇文要分享的：釐清會議三階段、永遠想著下一步

這篇文章的目的不是在說如何培養leadership，而是告訴你除了leasership外，團隊的領導者應該具備怎樣的思維，能夠提升領導團隊的能力。

Table of Contents

了解會議三階段

要怎麼做到領導一場有效的會議呢？

先來介紹一下每個階段在做什麼

同步指的是「資訊同步」，目的是把大家掌握的訊息、更新進度等，和所有人開誠布公的說明，避免資訊不對等的狀況。
同步其實就是資訊透明化的過程，越透明的組織，不僅能讓訊息更流通、能有效地在第一時間處理，也能讓成員更有參與感，進而促進團隊向心力。

想像會議一開始，主持人就會宣布今天要討論的議題、要達成的目標、詢問各部門要報告的事情…等等，這些都是在資訊同步的階段。

若沒有做同步，很容易讓大家「不在同一個平面上溝通」，當別人講的東西我不知道在做什麼的時候，很容易就會讓人開始恍神，造成開會效率不彰。

使用時機：除了會議一開始要更新進度外，在討論中發現「大家知道的事情不一致」時，就是資訊不同步的徵兆。例如在投票表決時，有些人含有某些訊息，卻沒有和大家說明，導致大家無法把這些隱藏訊息納入判斷標準。這時候最好是先停下來讓大家瞭解情況再繼續，否則很容易淪為沒效率的討論。

🌟同步是個很容易被忽略，卻非常重要的工作。想要有效的溝通，第一步要先做好資訊同步

發散與收斂是互相呼應的階段，所以兩個一起講：

發散和收斂是兩個相反的階段，發散時要盡量搜集大量資訊、避免評斷；而收斂時才會開始做出「評斷」的行為

（也就是說，發散時要避免批評點子，以免無法蒐集到大量、有創意的資訊）

了解同步、發散、收斂的三個階段後，接下來，來看看怎麼用吧👇

上面說到，發散與收斂是兩件相反的事情，所以在發散的時候就盡量增加資訊量、在收斂的時候就要以目標來篩選點子。

所以，不要在該發散的時候還不斷否決他人意見；也不要在該收斂的時候還一直把議題擴大。

💡Tip：如果收斂階段還想到其他東西，可以先以便利貼寫下放在旁邊，但盡量不要讓話題又開始發散掉了，否則會很容易陷入不斷發散、很難在時間內決定結果的情況

當領導人能掌握這個原則，並且和團隊說清楚現在進行到哪個階段，那會議容易偏題、沒效率的問題也應能夠隨之被解決了。釐清這兩階段的差異、讓大家在對的時間做對的事，能讓創新的成效更明顯。

身為會議的領導者，你和別人最大的不同就是：要隨時想著下一步要做什麼。通常，你在會議前應該會先規劃好會議流程，因此「下一步」指的就是你在這個階段結束後，要怎麼收尾、要怎麼接續到下一個議程。

例如今天的討論主題是「舉辦一場說明會」，首先你們利用發散來大量的發想說明會可能要有的活動，那麼在發想的同時，你也要開始想後面的收斂要怎麼進行：接下來應該要怎麼決定哪些活動要留？在什麼時機點要開始投票表決？

為了避免會議領導者自己和成員一起陷入在「太過投入」的氛圍（也就是討論到忘我、忘記時間、忘記接下來要幹嘛），領導者可以設置討論的停損點來提醒自己何時要進行到下一步：

1.時間的停損：表定討論10分鐘，緩衝還有5分鐘，時間到了就進入下個階段
2.討論進度的停損：為了下個階段要討論的東西，現在討論出了哪些東西就可以先進入到下個階段

設定好會議的停損點、知道什麼時間要進入到下個階段，可以幫助你在收斂、發散、同步的轉換過程更加流暢，也能避免討論到後來會遇到「所以…接下來呢？」的狀況，開會效率也能大幅提升！

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