每天上班都有一堆待辦事項要做，時不時還會有緊急任務要處理，到底要怎麼安排最有效率？怎樣才不會像無頭蒼蠅一樣，一整天忙完卻不知道做了什麼？
身為一個PM，重要的一項工作就是有條續得依序處理代辦事項。而自從接觸到Getting Things Done這本書的專案管理方法，真的讓我可以在一堆任務纏身的時候更不慌亂、也能更有效的管理每天的工作！
相信會點進來的你，一定是想要找到讓自己效率提升的方法，那就一起看下去吧！
Table of Contents
什麼是GTD？
Getting Things Done（簡稱GTD）是一套簡單五步驟就能幫你搞定複雜工作的專案管理工具，非常適合每天被工作壓得緊緊的你來使用看看。
這五步驟到底多簡單呢？（保證沒壓力，而且看完你可能還會很興奮！）
📖推薦書單：《搞定！：工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》
想要完整理解GTD這套高效專案管理方法，可以直接買書來看！
Step1 捕捉✏️｜記下任何想法
每天我們的腦袋會冒出各式各樣的想法，而提升效率的第一步，要做的就是「把所有想法記下來」。
你可以打在電腦的筆記軟體、excel、或是手寫下來都可以，有10件事情你就列10個點。這個步驟的重點是「要幫你把腦袋清空，讓你不會因為過多的思緒而混淆」。
如果你沒有把腦袋中的這些想法記下來，那很有可能你在做任務A的時候又想到任務B還沒做、想到還沒有聯繫C同事…（這時你開始焦慮），於是為了不讓自己忘記，就停下手邊工作去做另一件事。這時同事打斷你，5分鐘後你就忘了原本要做的事情…..。
如果你曾經歷過這樣的混亂情況，別想了，趕快找個地方把腦中任何想法都記下來吧！
Step2 釐清🗂｜分出哪些可以立即行動、哪些不行
第二部，到了一個舒壓的環節，就是要開始整理分類這些代辦事項了！
- 把所有代辦事項分成兩類：可以立即行動＆不能立即行動
- 把不能立即行動的事項再分細類，例如：等待回應中、待討論、現在不能做什麼（=垃圾桶）…等資料夾
於是這時你就可以初步梳理剛剛一大串的想法，清楚地釐清哪些事情可以先不用惦記著他（幫你的大腦鬆了一口氣！）
Step3 整理📆｜把可以行動的任務安排進行程表
把不能行動的事情撇除掉後，接下來就是要來安排這些你可以行動的任務了！
個人覺得2&3這兩個階段有點類似，就是把可以行動的事項分類、再排進你的行程表中。針對這些可行動的事項，你可以分成：今天必完成、2分鐘解決…這幾種類別。
這邊我就要來介紹我受益最多的管理方法：「2分鐘定律」—— 如果一件事情可以在兩分鐘內解決，那就不要再拖了，趕快去解決他吧！
當我把事情歸類在「2分鐘解決」的資料夾，我就會更清楚告訴自己這些東西就是現在就要解決的，於是起身去完成。通常這些2分鐘可解決的任務都很小很瑣碎，但是會幫助推進下個任務、或是可以幫你解決困擾（或單純減輕你腦袋的負擔），但是通常因我們都覺得有更重要的事情，而略過、拖延這些小事項。
然而，略過這些小事項的代價可不容小覷。你以為可以不在意這些事，但他們就是會在你的腦中佔據一些記憶體，並且也是讓你莫名感到焦慮的主因（os：怎麼感覺我好像還有一堆事沒做༼ ºل͟º ༽）
Step4 回顧📝｜檢視與確保進度
把所有想法都分門別類之後，快速回顧一下是否還有什麼事情沒有記錄到。順便欣賞自己今天的第一個傑作，給自己一點成就感。
Step5 執行💪｜不用再擔心有事情忘記，專心執行！
有系統地整理好這些代辦事項後，就動起來吧！
還記得2分鐘定律吧，這些事情最簡單卻也最惱人。先把2分鐘可以做的事情處理好，會幫助你解決很多煩惱，也更有信心去處理接下來的任務！
✏️延伸學習：專案管理線上課程
a. hahow：一次搞懂專案管理 – 從入門到業界實務（裡面也有介紹專案管理工具和管理技巧）
b. Udemy：The Project Management Course: Beginner to PROject Manager
c. Udemy：Project Management Fundamentals
（Udemy可以趁他們大打折的時候買）
我自己的GTD專案管理方法
我覺得專案管理方法不是你照抄就一定會有效率，而是要找到適合自己的方式，所以建議你可以試著做做看。
如果還不確定要怎麼做，以下我也來分享自己嘗試執行GTD並逐漸調整後，發展出更適合自己的一套方法：
工具
我每天工作時會使用的兩個管理工具：
- Google Sheet
- Trello
這兩個的協作方法是：我會先在google sheet上記下想法、分類、追蹤進度。如果當天沒有做完的話，就會把他變成trello的一張單去追蹤進度。
會這樣做的原因是，google sheet像是瀑布流的方式，每天都會有各種不同的新任務，所以很適合用來一整天的代辦規劃。但相反的，如果當天或前兩天沒有做完的事情，就無法很好的追蹤；而trello的卡片有很多標籤與日期、並且清楚分類，可以有效幫助你追蹤任務。
接下來就來看看我是怎麼運用這兩個工具吧！
Step1 捕捉
在google sheet中寫下代辦事項、任何你想到的事情、以及已知今天要做的事…等等。
PM產品經理每天要處理各種不同的需求與發想產品，要做的事情實在太多了。趕緊記下來才不會讓自己太焦慮！
Step2 分類
我會同時看有哪些事可行動及不可行動的事，並直接分成細項。
我習慣用顏色來分類：
- 紅色：會議、討論
- 亮黃色：今天一定要做的事
- 粗體：2分鐘完成
- 藍色：等待中
- 灰色：不用理
- 橘色：要約討論
分類的方法因人而異，顏色只是其中一種做法，你也可以用tag等其他方式。
Step3 安排規劃時程
分類好後，我就可以大概知道今天有哪些重要事情要做，要怎麼安排他們的時間。
於是開始估算這些項目的時間，並且用另一條樣式的線區分早上及下午，就可以一目了然的知道我一天的行程。
💡除非是明確的會議時間我才會一早就寫下，不然通常我都是排好項目的優先順序後，在執行該項目前才會列出時間。
這樣會讓我很有感的知道，我必須在多久時間內完成這項任務。
Step4 執行
開始執行後，首先我會先去做2分鐘可完成的事。
把這些簡單的小事完成後會讓你瞬間減輕很多負擔、而且立即得到成就感，讓這些小事不會一再拖到明天。所以真的推薦大家一定要分類出「2分鐘解決」的事件，並且快速執行！
在執行時有什麼討論筆記或衍伸的代辦，我就會記在後面的格子，讓我可以一目了然知道現在的進度是什麼、以及我接下來要做什麼事。
Step5 回顧
我自己的回顧和GTD有點不同。我的回顧是每天工作結束後，看今天還有哪些沒有完成的項目，就把它放到trello上去追蹤。
沒有打勾的項目，絕對不要就這樣放在google sheet中！因為當你明天開始新的一天，你在上面又會增加很多欄位、於是你今天沒有完成的項目就會石沉大海。
放到trello上，你就可以在隔天安排行程的時候，再檢視看今天有沒有需要把它排進去。
✏️延伸學習：
1. 想要更了解PM工作還會需要哪些能力與方法，來看看這些產品經理類別文章
2. 想了解更多產品經理知識與專案管理方法，也可以參考下面這些資源：
a. hahow課程：深入淺出：專案管理方法-敏捷式開發 Scrum
b. Udemy課程：Scrum for Beginners + Scrum Master Certification Preparation
c. 書籍《Google創投認證！SPRINT衝刺計畫》（很好閱讀、好理解scrum到底怎麼運作的一本書）
d. hahow課程：產品經理職場學：PM 必修的職涯指南！（由我很欣賞的PM Evvone開的課程，適合想踏入PM產品經理領域的人）
結語
沒有一套工具或方法是可以適用所有人的，所以看了新的專案管理方法後，重點是去嘗試怎樣整理能最大提升效率？怎樣的呈現方法能有效提醒自己？
可以多看看大家都用了什麼方法管理專案，最後再吸收成最適合你的方式😉
如果你有什麼好用的專案管理工具或方法，也歡迎跟大家一起分享！一起成為工作更有效率的人吧！
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