效率大增的專案管理方法:GTD、2分鐘定律

每天上班都有一堆待辦事項要做,時不時還會有緊急任務要處理,到底要怎麼安排最有效率?怎樣才不會像無頭蒼蠅一樣,一整天忙完卻不知道做了什麼?

身為一個PM,重要的一項工作就是有條續得依序處理代辦事項。而自從接觸到Getting Things Done這本書的專案管理方法,真的讓我可以在一堆任務纏身的時候更不慌亂、也能更有效的管理每天的工作!

相信會點進來的你,一定是想要找到讓自己效率提升的方法,那就一起看下去吧!

什麼是GTD?

Getting Things Done(簡稱GTD)是一套簡單五步驟就能幫你搞定複雜工作的專案管理工具,非常適合每天被工作壓得緊緊的你來使用看看。

這五步驟到底多簡單呢?(保證沒壓力,而且看完你可能還會很興奮!)

📖推薦書單:《搞定!:工作效率大師教你:事情再多照樣做好的搞定5步驟》
想要完整理解GTD這套高效專案管理方法,可以直接買書來看!

Getting Things Done搞定

Step1 捕捉✏️|記下任何想法

每天我們的腦袋會冒出各式各樣的想法,而提升效率的第一步,要做的就是「把所有想法記下來」。

你可以打在電腦的筆記軟體、excel、或是手寫下來都可以,有10件事情你就列10個點。這個步驟的重點是「要幫你把腦袋清空,讓你不會因為過多的思緒而混淆」。

如果你沒有把腦袋中的這些想法記下來,那很有可能你在做任務A的時候又想到任務B還沒做、想到還沒有聯繫C同事…(這時你開始焦慮),於是為了不讓自己忘記,就停下手邊工作去做另一件事。這時同事打斷你,5分鐘後你就忘了原本要做的事情…..。

如果你曾經歷過這樣的混亂情況,別想了,趕快找個地方把腦中任何想法都記下來吧!

Step2 釐清🗂|分出哪些可以立即行動、哪些不行

第二部,到了一個舒壓的環節,就是要開始整理分類這些代辦事項了!

  1. 把所有代辦事項分成兩類:可以立即行動&不能立即行動
  2. 把不能立即行動的事項再分細類,例如:等待回應中、待討論、現在不能做什麼(=垃圾桶)…等資料夾

於是這時你就可以初步梳理剛剛一大串的想法,清楚地釐清哪些事情可以先不用惦記著他(幫你的大腦鬆了一口氣!)

Step3 整理📆|把可以行動的任務安排進行程表

把不能行動的事情撇除掉後,接下來就是要來安排這些你可以行動的任務了!

個人覺得2&3這兩個階段有點類似,就是把可以行動的事項分類、再排進你的行程表中。針對這些可行動的事項,你可以分成:今天必完成、2分鐘解決…這幾種類別。

這邊我就要來介紹我受益最多的管理方法:「2分鐘定律」—— 如果一件事情可以在兩分鐘內解決,那就不要再拖了,趕快去解決他吧!

當我把事情歸類在「2分鐘解決」的資料夾,我就會更清楚告訴自己這些東西就是現在就要解決的,於是起身去完成。通常這些2分鐘可解決的任務都很小很瑣碎,但是會幫助推進下個任務、或是可以幫你解決困擾(或單純減輕你腦袋的負擔),但是通常因我們都覺得有更重要的事情,而略過、拖延這些小事項。

然而,略過這些小事項的代價可不容小覷。你以為可以不在意這些事,但他們就是會在你的腦中佔據一些記憶體,並且也是讓你莫名感到焦慮的主因(os:怎麼感覺我好像還有一堆事沒做༼ ºل͟º ༽)

Step4 回顧📝|檢視與確保進度

把所有想法都分門別類之後,快速回顧一下是否還有什麼事情沒有記錄到。順便欣賞自己今天的第一個傑作,給自己一點成就感。

Step5 執行💪|不用再擔心有事情忘記,專心執行!

有系統地整理好這些代辦事項後,就動起來吧!

還記得2分鐘定律吧,這些事情最簡單卻也最惱人。先把2分鐘可以做的事情處理好,會幫助你解決很多煩惱,也更有信心去處理接下來的任務!

✏️延伸學習:專案管理線上課程
a. hahow:一次搞懂專案管理 – 從入門到業界實務(裡面也有介紹專案管理工具和管理技巧)
b. Udemy:The Project Management Course: Beginner to PROject Manager
c. Udemy:Project Management Fundamentals
(Udemy可以趁他們大打折的時候買)


我自己的GTD專案管理方法

我覺得專案管理方法不是你照抄就一定會有效率,而是要找到適合自己的方式,所以建議你可以試著做做看。

如果還不確定要怎麼做,以下我也來分享自己嘗試執行GTD並逐漸調整後,發展出更適合自己的一套方法:

工具

我每天工作時會使用的兩個管理工具:

  1. Google Sheet
  2. Trello

這兩個的協作方法是:我會先在google sheet上記下想法、分類、追蹤進度。如果當天沒有做完的話,就會把他變成trello的一張單去追蹤進度。

會這樣做的原因是,google sheet像是瀑布流的方式,每天都會有各種不同的新任務,所以很適合用來一整天的代辦規劃。但相反的,如果當天或前兩天沒有做完的事情,就無法很好的追蹤;而trello的卡片有很多標籤與日期、並且清楚分類,可以有效幫助你追蹤任務。

接下來就來看看我是怎麼運用這兩個工具吧!

Step1 捕捉

在google sheet中寫下代辦事項、任何你想到的事情、以及已知今天要做的事…等等。

PM產品經理每天要處理各種不同的需求與發想產品,要做的事情實在太多了。趕緊記下來才不會讓自己太焦慮!

捕捉想法與待辦事項

Step2 分類

我會同時看有哪些事可行動及不可行動的事,並直接分成細項。

我習慣用顏色來分類:

  • 紅色:會議、討論
  • 亮黃色:今天一定要做的事
  • 粗體:2分鐘完成
  • 藍色:等待中
  • 灰色:不用理
  • 橘色:要約討論

分類的方法因人而異,顏色只是其中一種做法,你也可以用tag等其他方式。

用顏色將所有代辦事項分類

Step3 安排規劃時程

分類好後,我就可以大概知道今天有哪些重要事情要做,要怎麼安排他們的時間。

於是開始估算這些項目的時間,並且用另一條樣式的線區分早上及下午,就可以一目了然的知道我一天的行程。

💡除非是明確的會議時間我才會一早就寫下,不然通常我都是排好項目的優先順序後,在執行該項目前才會列出時間。
這樣會讓我很有感的知道,我必須在多久時間內完成這項任務。

依照緊急與重要程度,安排項目時間

Step4 執行

開始執行後,首先我會先去做2分鐘可完成的事。

把這些簡單的小事完成後會讓你瞬間減輕很多負擔、而且立即得到成就感,讓這些小事不會一再拖到明天。所以真的推薦大家一定要分類出「2分鐘解決」的事件,並且快速執行!

在執行時有什麼討論筆記或衍伸的代辦,我就會記在後面的格子,讓我可以一目了然知道現在的進度是什麼、以及我接下來要做什麼事。

在執行的時候紀錄筆記與下一步行動

Step5 回顧

我自己的回顧和GTD有點不同。我的回顧是每天工作結束後,看今天還有哪些沒有完成的項目,就把它放到trello上去追蹤。

沒有打勾的項目,絕對不要就這樣放在google sheet中!因為當你明天開始新的一天,你在上面又會增加很多欄位、於是你今天沒有完成的項目就會石沉大海。

放到trello上,你就可以在隔天安排行程的時候,再檢視看今天有沒有需要把它排進去。

用trello整理回顧一整天的代辦事項

✏️延伸學習:
1. 想要更了解PM工作還會需要哪些能力與方法,來看看這些產品經理類別文章

2. 想了解更多產品經理知識與專案管理方法,也可以參考下面這些資源:
a. hahow課程:深入淺出:專案管理方法-敏捷式開發 Scrum
b. Udemy課程:Scrum for Beginners + Scrum Master Certification Preparation
c. 書籍《Google創投認證!SPRINT衝刺計畫》(很好閱讀、好理解scrum到底怎麼運作的一本書)
d. hahow課程:產品經理職場學:PM 必修的職涯指南!(由我很欣賞的PM Evvone開的課程,適合想踏入PM產品經理領域的人)


結語

沒有一套工具或方法是可以適用所有人的,所以看了新的專案管理方法後,重點是去嘗試怎樣整理能最大提升效率?怎樣的呈現方法能有效提醒自己?

可以多看看大家都用了什麼方法管理專案,最後再吸收成最適合你的方式😉

如果你有什麼好用的專案管理工具或方法,也歡迎跟大家一起分享!一起成為工作更有效率的人吧!

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