當你問做PM職位的人，工作上最重要的技能是什麼？10個人有9個會跟你說： 溝通 。
為什麼溝通這麼重要？舉軟體業的PM為例，在軟體業最有競爭力的就是「速度」，同業間比的是能夠多快去迎合市場上的需求。然而，若溝通做不好，就會讓部門間合作時沒有效率，導致最重要的時間與速度被浪費掉了。
那麼，既然溝通佔了PM這麼重要的一部分，有什麼技巧能夠幫助有效的溝通呢？
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錯誤溝通方式
要讓溝通更有效率，先來看看自己有哪些溝通上的壞習慣吧！
1. 要看情況…
『原則上是Ａ，但是看情況已也可能是Ｂ。』
所以…到底要在怎樣的情況做Ｂ？要小心「視情況而定」、「看情形」等字眼，可能會造成雙方理解不一樣，雞同鴨講。
為了避免大家對「看情況」的標準不一，你可以先定義在什麼樣的情況下需要怎麼做。例如：
『先銷售A。但如果A較去年銷售成長 比為 105%的話，就改推銷 B。』
2. 因為我們沒有Ａ，所以需要Ａ
直接舉例：
a. 『為了加強本公司的獲利率，當務之急是要加強業務能力，因為本公司的業務能力非常薄弱。』
（有評量過公司的業務能力嗎？要增加獲利率也可以透過減少成本、提升產品價格來達成，你要怎麼確定目前獲利薄弱是因為業務能力弱而導致的？）
b. 『我們應該可以來研發一下新產品，因為最近三年都沒有推出新產品。』
（目前現有產品的銷售狀況如何？消費者對產品的評價如何？有衡量過市場真的有需求才開始推出新產品嗎？）
這是很常見的說話方式，乍聽之下是對的，但其實這因果關係並不能成立。所有你沒有做過的事情，在商業決策上面你都要做嗎？
並不是因為「我們沒有」所以「我要開始做」，而是應該考慮做這件事情的目標是什麼、這個目標可以透過怎樣的方法來完成。
3. 你講的是事實，還是自己的意見？
a. 『公司的產品業績不佳的原因是因為不符合時代潮流 。』（時代潮流的定義是？）
b. 『我認為不要做某功能，因為沒有人這樣做/因為大家都這樣做。』
當你到根據是出自於自己的意見時，那可信度就減半了。
4. 之前都是這樣做，所以接下來就延續這樣做
『為了強化工作的競爭力，要先觀察競爭同業的動向，洞悉自己的優缺點，然後將資源集中在最具差異性的領域。』
這聽起來很厲害、很有邏輯，但其實…這不是廢話嗎？
5. 華麗的詞藻不會使內容變具體
唸唸看底下這段話：
『公司將把增加獲利是為最重要的課題，全體員工都要在最高領導階層的領導下跨越部門藩籬，全力以赴！』
華麗的詞藻就很像學生時期，我們在聽台上校長、主任、教務長講話的時候一樣，他們講了一堆很厲害很華麗的東西，但台下的人聽的很痛苦。尤其是在時間與壓力緊迫的情況下，還有誰能真的好好聽完一段華麗的詞藻呢？
上面這段話，簡言之就是『大家加油！』
6. 我不用說，別人就會懂
『啊反正行銷就是這樣弄，你懂吧？』『…這件事本來不就是要這樣做嗎？』
有時在自己領域內，會認為理所當然、大家都知道的事情。但事實是，知道的只有自己，沒有什麼事情是別人一定要了解的。
當你在請不同背景的人為你做某件事情，如果你假設對方的知識和你一樣的話，那最後他交付給你的東西也很可能不是你期望會得到的。
看完自己可能會有的溝通毛病，那麼應該要怎麼樣提升溝通效率呢？
溝通前的準備
1. 釐清溝通目的
先想想，你今天要去找人講話，目的是想要…
- 希望對方理解
- 希望對方給回饋、建議或判斷
- 希望對方能採取行動
不論你的內容為何，都先釐清你跟他講這件事情的「目的」是什麼。你是想要他給你什麼建議？或是希望他去做什麼？先直接表明。
每個人的時間和專注力有限，若你說了很長一段以後，別人還是不知道他應該要做什麼，那這就是沒有效率的溝通。
舉例來說，以下是兩個不同的人對老闆說的話：
A：「老闆，Ｚ同事今天出差，禮拜三才回來。Ｙ同事今天請假，明天才會進公司，在那之後的時間他都可以….而且會議室也訂不到位。如果我們會議可以改約禮拜四10點嗎？」
B：「老闆，我有個提議想詢問您的意見，我建議會議改到禮拜四早上10點。因為Ｚ出差、Ｙ請假，會議室也只有當天有空。您的意見如何？」
身為上司，你會比較希望員工怎樣跟你講話呢？想必是B吧。因為，把要請他人做的事情放在最前面講，可以避免對方聽了一大串資訊後，還是不知道現在要幹嘛。
2. 先猜測對方要聽什麼
這是很重要，卻也是普遍很常被遺忘的觀念：
在實際溝通前，先猜測對方想要聽的、以及他聽到後的回應及答案。
為什麼要做這件事？大家應該都有面試過吧，（如果你有用心準備的話）面試時應該都會去想：面試官問你這個問題，他想聽到什麼？當他看到你的履歷，會問哪些問題？
這樣的技巧也應該用在平常的溝通上。當你要跟老闆報告時，你去想老闆今天聽你的報告(a)他是想要知道什麼？是目前市場狀況，還是針對現況的應對方針？(b)他聽到報告後會有的反應有哪些？會深入問哪些問題？
若能先去預測對方想知道的，並且事前準備，溝通時就能更有效率的傳遞資訊。
溝通實用技巧
為什麼有些人用簡短一分種就能讓人聽懂，有些人講了五分鐘卻還不知道他想講什麼？底下會介紹一些能幫助有效溝通的架構：
結論 → 根據 → 下一步
1. 結論（整段話最主要講的一件事）
2. 根據（你為什麼這樣說）
3. 下一步（下一步行動是什麼？） → 若只有匯報，不一定會需要方法
舉例：
你分析完證照市場以後要跟老闆報告，有些人可能分析完產業後就沒了，但老闆想聽的不是這個，而是你的結論與想法。所以你可以這麼說：
e.g. 我建議我們可以在年底的時候進入Ａ市場。因為從…發現市場規模正在成長，而且目前沒有主導市場的競爭者…。因此，我認為可以在年底進入市場。
同時，你也可以事先猜測老闆想知道的、他想問的，並且一併在簡報裡說明。做行銷時，有一個技巧是在消費者有疑問前就先解決他們的疑惑。這不也是異曲同工之妙嗎？
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